Manajemen Sekretaris

 
PENGERTIAN SEKRETARIS
Sekretaris mempunyai arti rahasia atau orang yang memegang rahasia. Pengertian umum sekretaris mempunyai arti atau sama dengan penulis (notulen), walaupun sebenarnya pengertian penulis di sini tidak sama dengan penulis cerita pendek ataupun novel. Pengertian penulis di sini, orang yang berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.

Tugas seorang sekretaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan sekretaris tersebut. Bagi organisasi yang besar, tugas sekretaris juga lebih berat karena selain betugas dan bertanggung jawab terhadap pimpinannya, ia juga harus bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi tugas dan kegiatan bawahannya.
Secara umum tugas-tugas sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut :
1. Menerima dikte dari pimpinan.
2. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat termasuk telepon, telegram, dan faksimile).
3. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.
4. Menerima tamu-tamu pimpinan.
5. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.
6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.
7. Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.
8. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan.
9. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.
10. Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.

Berdasarkan jabatan seorang sekretaris, maka seorang sekretaris harus mampu melaksanakan tugasnya sebagai sekretaris dan mampu mengembangkan kemampuan kepribadian diri sebagai seorang sekretaris, maka seorang sekretaris harus dapat memenuhi keterampilan dasar mengenai :
- Surat-menyurat (korespondensi).
- Mengetik dan stenografi.
- Pembukuan (accounting).
- Penggunaan peralatan kantor.
- Pengarsipan (filling).
- Human relations.